Ver­an­stal­tungs­ar­ten: Von Kon­fe­ren­zen bis hin zu Hoch­zei­ten

Ob Hochzeiten, Kongresse, Partys oder kleine Empfänge – egal wie groß und umfangreich es werden soll, ganz zu Beginn sollte man sich immer dieselben Fragen stellen: Was ist der Hintergrund meines Events? Wie viele Leute lade ich ein? Wann findet das Ganze statt? Und wo veranstalte ich das Event? Man sollte also sozusagen die Sinnfrage nach der Veranstaltung vor der Planung stellen und nicht einfach damit beginnen. Oder sagen wir es so: Veranstaltungen, in die man planlos hineingeplant hat, erkennt man meist recht schnell…

Als kleine Entscheidungshilfe haben wir einige Event-Typen für dich zusammengetragen. Nennen wir es ein „was darf’s denn sein?“ der Eventwelt.

Abendveranstaltungen & Partys (Gala/Bälle/Party)

Trivial aber doch prägend für das Event ist hier der Fakt, dass Abendveranstaltungen, egal ob förmliche Gala, Ball oder ungezwungene Party, Abends stattfinden. Meist werden hier Begleitpersonen mitgenommen (freiwillig oder unfreiwillig), was sich stark auf die Teilnehmer:innenzahl auswirkt. Je nach Form der Abendveranstaltungen sind Bälle und Galas (ja, es heißt wirklich Galas) hinsichtlich Organisation etwas aufwändiger im Vergleich zu Partys.

Während man bei Bällen und Galas auf hochwertige Materialien bei Einladungen, Menükarten und Deko zurückgreifen sollte, reichen bei Partys oft schon Flyer, Aufkleber und Pappteller.

Ausstellungen & Messen

Hier können aus Geschäftssicht jede Menge neue Kontakte geknüpft werden, man kann sein Unternehmen oder Produkt einer breiten, meist sehr interessierten Masse präsentieren. Die Besucher:innen kommen sozusagen mit dem Willen etwas Neues kennenzulernen. Das macht es zum einen leichter, zum anderen ist man leider nicht alleine, sollte sich also rechtzeitig um die richtige Ausstattung seines Messestands kümmern. 

Mögliche Mittel um die Besucher:innenmassen zielgerichtet zum eigenen Stand zu lotsen: Theken, Fahnen, Lichtsäulen, Zelte/Pavillons und jede Menge Streumaterial. Denn es gilt die beliebten Messesackerl mit den eigenen Materialien zu füllen, bevor es jemand anderer tut. Hier darf es auch einmal etwas kreativer sein, der fünfte Kugelschreiber bringt unter Umständen nicht mehr den großen Wow-Effekt.

Empfang

Natürlich freut man sich, bekannte Gesichter auf seiner Veranstaltung zu sehen. Doch auch neue Gesichter bringen einen geschäftlich weiter. Diese potentiellen Eventbesucher:innen erreicht man natürlich nicht über die eigenen CRM-Kanäle (also über Bestandskundenpflege). Da es sich bei der Neukundenakquise um ein sehr diversifiziertes Feld handelt und den Rahmen dieses kleinen Unterpunktes sprengen würde, nur soviel: Wer könnten die potentiellen Neukund:innen sein und wie erreiche ich sie? Egal, ob ich sie mit speziellen Targetings via Social-Media-Anzeigen anspreche oder mit taktisch klug platzierten Out-of-Home-Kampagnen (siehe unsere Artikel zum Thema Außenwerbung), wenn ich nicht weiß, wer die Besucher:innen in spe sein sollen, wird es schwierig, teuer und hat wenig Aussicht auf lange Schlangen beim Einlass. 

Festivals

Ganz zum Unterschied zu kleinen Empfängen sind Festivals quasi die Masterclass des Eventgeschäfts. Die Besucher stehen zwar auch, das ist aber vermutlich schon die einzige Gemeinsamkeit, denn ein Festival kann je nach Größe eine echte Organisationsmammutaufgabe werden. Hier kann es zwar mit Bühnenbannern und Displays schon getan sein, doch wenn erst einmal einige Tausend Gäste erwartet werden, ist die Produktionsliste fast nach oben offen.

Firmenjubiläum

Ein Jubiläum zu feiern, ist fast schon eine persönliche Sache. Mitarbeiter:innen, Mitstreiter:innen und wichtige Kund:innen, das wär’s auch schon. Man feiert sich sozusagen selbst und um sich möglichst lang daran zu erinnern, ist das richtige Merchandise extrem wichtig. So kann man bei einem 30-jährigen Jubiläum die Bewunderung über die 10-Jahres-Jubiläums-Pinnadel der Kollegin am Nachbartisch kaum unterdrücken.

Hochzeiten

Die Bezeichnung Masterclass wurde zwar schon an die Festivals vergeben, Hochzeiten sind aber hinsichtlich Organisation durchaus mit Festivals zu vergleichen. Zwar kommen in der Regel weniger als „Tausende“ Gäste, doch fühlt es sich oft so an. Gerade bei Hochzeiten gilt: Geld spielt manchmal keine Rolle mehr, es darf an nichts fehlen und wenn das Hinweisschild mit Pfeil zum „Buffett“ plötzlich verbogen oder die Schrift darauf verronnen ist, steigt das Drama-Level schnell ins Unermessliche.

Konferenzen & Kongresse

Hier treffen Expert:innen, teils sogar mit internationaler Beteiligung und von einem bis hin zu mehreren Tagen lang. Man kommt, um etwas mitzunehmen. Auch wenn sich dies eher auf geschäftliche Gesichtspunkte beschränkt, werden dennoch auch Blöcke, Folder, Broschüren oder Mappen mitgenommen – diese sollte man also im Konferenz/Kongress-Branding produzieren lassen.

Mitarbeiter:innen- & Teamevents

Zusammenhalt stärken, sich besser kennenlernen, Spaß haben. Das sind die Grundpfeiler von Events im Kreise des Unternehmens. Möglichkeiten, diese menschliche Bande besser zu schließen, gibt es zahlreiche. Es kann sich um einen Nachmittag mit verschiedenen sportlichen Spielen handeln, man kann aber auch gemeinsam Kochen. Worauf sich fast jeder unabhängig von der Art des Events freut, sind Erinnerungen wie T-Shirts oder Jacken. 

Produktlaunch & -präsentationen

Es ist Geschmacksache, wie man neue Produkte oder Errungenschaften präsentieren will. Von Promi-Moderationen bis kleinen Produktlaunches im wöchentlichen Meeting, von Licht- und Lasershows bis hin zu einer Powerpoint-Slide. Ob man den BIG BANG will oder nicht, bleibt einem selbst überlassen. Die Größe des Events ist aber natürlich maßgeblich entscheidend für dessen Vorbereitung. Von intern platzierten Postern bis hin zu Out of Home Kampagnen ist alles möglich.

Seminare & Workshops

Weitergabe von Wissen – das ist die Kurzfassung. Gerade in kleinerem Kreis ist dieser Informationsfluss am effektivsten, die passende Räumlichkeit und Vorbereitung vorausgesetzt. Pausen sind wichtig, die Verpflegung ebenfalls. Zwar besteht die Möglichkeit, Seminare und Workshops auch online als Webinare abzuhalten, doch bringt der persönliche Kontakt Vorteile. Es kommt stark auf den Umfang und die Themen an, so müssten für 2-stündige Seminare nicht sämtliche Mitarbeiter:innen aus anderen Regionen anreisen. Doch wer schon einmal einen mehrtägigen Workshop remote vor dem Bildschirm verbracht hat, würde die Anreise sicherlich vorziehen.

Organisiert man ein „offline“-Seminar, kann man an die Produktion von „offline“-Materialien denken, wie etwa Kugelschreiber, Mappen, Blöcke oder sogar ganze Broschüren rund um die zu diskutierenden Fachbereiche.

Tag der offenen Tür

Wie der Name schon sagt, lädt man die Besucher:innen in den Arbeitsalltag ein. Das kann sich auf den Schulbetrieb beziehen, aber auch auf Bürobetrieb, Werkshallen oder Forschungseinrichtungen. Es handelt sich sozusagen um kleine PR-Events, bei denen man einen authentischen Blick hinter die Kulissen bieten kann. Um die Experience etwas zu verlängern, kann man mit Streuware und kleinen Goodies ein Stück dieser Erfahrungen mitgeben und in guter Erinnerung behalten werden, also auch in den Alltag der Besucher:innen eintauchen.