Fir­men­fei­ern pla­nen – da­mit es un­ver­gess­lich wird!

Genau darum geht’s: Ein unvergessliches Event zu planen! Man kann es an sich selbst „testen“: An was erinnerst du dich (gerade wenn du bereits länger bei deiner/deinem Arbeitgeber:in bist)? An Abstimmungsmeeting Nummer 24? Oder an die Firmenfeiern, bei denen man endlich etwas ungezwungener mit Kolleg:innen und Vorgesetzen tratschen konnte und eine schöne Zeit hatte?

Obwohl Firmenfeiern also einen so wichtigen Stellenwert in einer beruflichen Erinnerungslaufbahn haben, passiert die Planung einer solchen Feier oft eher nebenher. Die immensen Aufgaben müssen also parallel zum alltäglichen Arbeitspensum passieren und das ist schade, denn wie gesagt können Firmenfeiern zu echten Meilensteinen in einer Unternehmenslaufbahn werden. Aber manche Dinge kann man nicht ändern, was man jedoch ändern kann ist, die Planung effizient zu erledigen und am besten keine Fehler zu machen, die andere schon zuvor gemacht haben. Da kommt unser Firmenfeier-Planungs-Artikel ins Spiel!

Art der Feier – was feiern wir eigentlich?!

Diese Frage ist trivial aber ein fundierter Start für eine erfolgreiche Planung. Firmenjubiläum, Produkt-Veröffentlichung, Teambuilding-Event oder die alljährliche Weihnachtsfeier? Was soll eigentlich gefeiert werden? Abhängig davon können maßgebliche Weichen gestellt werden, wie etwa Location und Teilnehmer:innenanzahl. So ist es bei Team-Building-Events oft gut, „einfach mal rauszukommen“, outside-of-the-box-Denken funktioniert eben nicht immer mitten drin in der Box, sprich den eigenen Büro- oder Unternehmensräumen. Sollen z.B. auch die Familien der Mitarbeiter:innen eingeladen werden, braucht es schlicht mehr Platz für Aktivitäten, ein Produktlaunch kann aber auch mit etwas Vorbereitung und Kreativität in den eigenen Räumlichkeiten gefeiert werden.

Wer feiert mit wem?

Abhängig vom Anlass kann man sich an die Gästeliste machen. Hier sollte eine enge Abstimmung mit sämtlichen Parteien stattfinden – denn nichts ist peinlicher, als bestimmte Mitarbeiter:innen schlichtweg zu vergessen, also nicht einzuladen. Sollen nur Interne an den Feierlichkeiten teilnehmen, oder auch Externe? Also etwa Geschäfts:kundinnen oder die Familien der Belegschaft? Abhängig von der Anzahl der Teilnehmer:innen, kann die Location ausgesucht werden.

Wie feiern wir?

Oft denkt man sich ein paar Gläser, Teller und kleine Häppchen tun es eigentlich schon, die Leute wollen doch nur zusammen feiern. Damit ein solches Setup eine gelungene Feier ergibt, ist wohl ein sehr routiniertes „Partyvolk“ nötig, sprich es funktioniert nur in den wenigsten Fällen… Plane lieber groß und kürze die Event-Liste dann. Lasse keine Ideen aus und vor allem deiner Kreativität freien Lauf:

• Motto?
• DJ / Live-Musik?
• Bühnenauftritte?
• Kabarettist:innen/Moderator:innen/Motivationsredner:innen?
• Kulinarik?
• Veranstaltungsstätte?
• Ausstattung & Angebot? 

Vielleicht könnte man daraus auch gleich einen Feier-Tag machen mit:

• einer Führung bei etwa einer Brauerei
• gemeinsame Arbeit an etwa einem Seifenkistenrennen
• ein Wandertag mit speziellen Challenges
• Gemeinsames Kochevent

Überlege sehr gut, welches Unterhaltungsprogramm zu deinen Gästen passt. Sprich am besten mit der jeweiligen Teamführung, was für welche Mitarbeiter:innen geeignet ist. Wenn du für externe Gäste planst, sollte auch abgewogen werden, was passt. Kurz: Alles ist möglich, zumindest bis die budgetären Grenzen festgelegt wurden (diesen „Störfaktor“ haben wir daher bewusst ans Ende dieses Artikels gestellt, sozusagen als Stimmungskiller).

Einladen, einladen, einladen

Während vermutliche fast alle auf die Weihnachtsfeier warten, sie also fixer alljährlicher Bestandteil ist, muss man bei speziellen „one-off“ Events etwas tiefer in die Kommunikationskiste greifen. Auch hier ist es wieder abhängig davon, was genau gefeiert wird. So kann eine postalisch versendete, durchdesignte Einladung einem Produkt-Launch einen offizielleren Charakter verleihen. Für ein Team-Building-Event reicht da vielleicht schon eine E-Mail, Meetingeinladung und der Aushang an einem prominenten Ort im Büro, den Unternehmenshallen oder der Kaffeeküche.

Wie organisiere ich das Ganze?

Hier kommen wir zum eigentlich schwierigsten Punkt bzw. dem Punkt, vor dem sich vermutlich die meisten Organisator:innen fürchten, nämlich die eigentliche Planung! Ein guter Tipp, der gleichzeitig auch wieder ein schlechter sein kann: Vielleicht gibt es Kolleg:innen, die bereits in der Vergangenheit mit der Planung von Firmenfeiern betraut wurden, dabei schon Erfahrungen gesammelt haben und diese weitergeben können. Man muss sozusagen nicht bei Null starten. Das ist aber auch gleich die negative Seite des Ganzen, denn man sollte nicht 1:1 alte Planungsmuster wiederverwenden. Neue Ideen können frischen Wind in die Feiern bringen – wurde etwa dieselbe Location bereits zum x-ten Mal gewählt, wäre es vielleicht Zeit für etwas Neues?

Sich intern umzuhören, ob es motivierte Helfer:innen gibt, kann ebenfalls durchaus lohnend sein. Oft sind es gerade die Mitabeiter:innen, von denen man es am wenigsten erwartet, die plötzlich mit der Aufgabe wachsen und mit enormem Einsatz planen, organisieren, umsetzen und die Feier unvergesslich machen.

„Störfaktor“ Budget

Schlussendlich ist natürlich auch das Budget ausschlaggebend für die Planung. Wenn sich also nur die/der Kabarett:istin ausgeht, es dafür aber sonst weder Essen noch Weihnachtsgeschenke gibt, könnte das Budget falsch eingesetzt sein – und die Kolleg:innen so gut wie sicher frustriert (außer die/der Kabarett:istin ist wirklich sehr unterhaltsam). Eine Abstimmung mit der Finanzabteilung kann sowohl Klarheit aber auch Einsparungspotentiale bringen, sind vielleicht Teile der Feier oder gleich das gesamte Event steuerlich absetzbar?

Alles in allem kann eine gute Vorbereitung Zeit sparen, die direkt für die schönen Seiten der Planung genutzt werden können: Ideen und Kreativität entfalten sowie sämtliche Lorbeeren und Lobeshymnen als Organisator:in einheimsen!